Cara Praktis Menggunakan Aplikasi Zoom Cloud Meeting di Laptop dan HP

Panduan Menggunakan Aplikasi Zoom Meeting - Situasi yang mengkhawatirkan akibat pandemi virus corona serta adanya pembatasan aktivitas dan pertemuan telah mengubah pola bekerja di kantor menjadi bekerja dari rumah. Namun karyawan tetap dapat berkomunikasi dan berkoordinasi menggunakan aplikasi meeting online.

Contoh aplikasi meeting online yang dapat digunakan untuk menggelar rapat yaitu Zoom Cloud Meeting. Dengan beragam fitur terbaru yang mendukung keamanan, para pengguna bisa menggunakan aplikasi Zoom Meeting lewat laptop dan hp untuk meeting online hanya dirumah saja.

Aplikasi Zoom Video Cloud Meeting atau biasanya disebut aplikasi Zoom, adalah salah satu aplikasi yang membantu mempermudah komunikasi. Salah satunya yaitu untuk mengakomodir kebutuhan penggunanya untuk melakukan meeting secara daring atau meeting online.

Meskipun sempat diterpa isu aplikasi Zoom curi data pribadi di PC dan HP dan diklaim sebagai aplikasi Android yang berbahaya, namun pengembang aplikasi yang berkantor pusat di San Jose, California, Amerika Serikat ini segera melakukan tindakan cepat untuk mengatasinya.

Saat ini versi aplikasi Zoom yang lebih aman telah dirilis yaitu Zoom 5.0. Aplikasi Zoom versi 5 telah diperkaya dengan teknologi encrypted yang lebih ketat menggunakan algoritma GCM (Gaois Center Mode).

Mungkin banyak di antara anda yang masih belum lancar bagaimana cara memakai aplikasi zoom di laptop dan gadget bukan ?

Cara Menggunakan Aplikasi Zoom Cloud Meeting

Pada penggunaan awal, para pengguna baru sering merasa kebingungan menggunakan fitur-fitur yang tersedia di aplikasi Zoom. Bila anda salah satu yang mengalami hal tersebut, jangan khawatir. Berikut ini akan dijelaskan secara singkat tentang tata cara menggunakan aplikasi Zoom Cloud Meeting di PC dan hp anda.

Pertama kali yang perlu anda lakukan adalah mendownload dan memasangnya di perangkat.

Untuk mendapatkan aplikasi ini untuk laptop anda bisa download Zoom for PC Windows atau download Zoom untuk Macbook pada link https://zoom.us/support/download.

Bagi anda pengguna hp Android bisa download aplikasi Zoom untuk Android di Google Play Store melalui alamat https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=id.

Sementara bila perangkat anda berbasis iOs bisa mengunduh aplikasi Zoom for iOs atau aplikasi Zoom untuk iPhone lewat Apps Store pada alamat https://apps.apple.com/id/app/zoom-cloud-meetings/id546505307?l=id.

Ikuti panduan lengkap pada artikel Cara Download dan Cara Instal Aplikasi Zoom di PC dan HP.

Setelah aplikasi Zoom Pc dan HP terpasang, berikut ini adalah langkah-langkah yang mesti anda lakukan agar dapat menggunakan aplikasi Zoom dengan lancar di PC dan HP.

Hal-Hal Yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Menggunakan Aplikasi Zoom Meeting

Karena tujuan penggunaan aplikasi ini adalah untuk rapat online, tentu saja anda harus melakukan beberapa persiapan agar meeting online dapat digelar dan berjalan dengan lancar, yaitu :

1. Pastikan anda terhubung dengan koneksi internet yang stabil.
2. Siapkan paket data internet, atau online menggunakan koneksi WiFi saja.
3. Periksa dan atur tombol volume di perangkat.
4. Siapkan handset dan headset pendukung, misalnya earphone.
5. Pastikan anda berada di tempat yang tidak bising, dan pencahayaan yang baik.
6. Siapkan keperluan data yang akan disajikan bila ingin melakukan presentasi.
7. Periksa ketersediaan kontak rekan yang diikutkan dalam video call.
8. Buka aplikasi Zoom di laptop atau di ponsel pintar anda, dan masuk ke akun.

Menggunakan Aplikasi Zoom di Laptop / PC

Cara menggunakan aplikasi Zoom dari laptop sangat disarankan meskipun bukan berarti anda tidak boleh menggunakan aplikasi Zoom di hp. Ini karena menggunakan aplikasi zoom lewat laptop memberikan berbagai kemudahan antara lain visualisasi yang lebih luas dan dapat melihat data ataupun berbagi data yang akan dipresentasikan.

Sebagai langkah awal cara menggunakan aplikasi Zoom dari laptop, anda harus masuk ke akun terlebih dahulu.

1. Mendaftarkan Akun (Sign Up dan Sign In) di Aplikasi Zoom

Bila anda adalah pengguna baru aplikasi Zoom tidak salah bila memasang Zoom Free Version. Proses pendaftarannya pun gratis. Cara mendaftar akun Zoom juga cukup mudah. Anda bisa memilih Sign in via Gmail, Sign on from Facebook, dan SSO.

Tips agar akun Zoom tetap aman : Jangan pernah memasukkan nomor rekening bank pribadi, nomor rekening bank perusahaan, nomor wajib pajak, dan data-data pribadi lainnya.

2. Menjadi Host (Host A Zoom Meeting)

Pada sesi rapat, anda dapat memilih menjadi host atau menjadi peserta yang diundang. Tentu saja ada perbedaan penggunaan fasilitas dan fitur ketika anda menjadi host dan participant biasa.

Cara Menggunakan Aplikasi Zoom Sebagai Host :

Langkah 1, pada homepage atau akun aplikasi Zoom yang sedang terbuka di browser lihat bagian atas sebelah kanan, terdapat opsi Host A Meeting dan Join A Meeting.

Langkah 2, klik "Host A Meeting". Anda bisa memilih memoderasi rapat dengan video aktif (Video On), video dimatikan (Video Off), atau cukup berbagi layar saja (Screen Share Only). Bila anda memilih rapat menggunakan video aktif, klik tombol Start Video.

Cukup mudah bukan ? Nah, sebagai host anda dapat memanfaatkan fitur-fitur aplikasi Zoom antara lain :

• Start A New Meeting. Disini anda dapat memulai sesi baru rapat Zoom dan mengatur siapa-siapa saja yang akan diundang sebagai peserta rapat.
• Invite Participants. Anda juga bisa mengirimkan link undangan dan passwordnya baik via seluler maupun via fitur chat yang ada di Zoom.
• Bila belum menyimpan kontak dalam akun Zoom, anda bisa mengirimkan link undangan ke nomor seluler.
• Selama anda menjadi host, anda bisa mengontrol jumlah peserta dan mengetahui siapa saja peserta tak dikenal yang tiba-tiba masuk padahal tidak diundang.

Di sini anda bisa menentukan dan mengatur siapa saja yang akan diundang bergabung dalam rapat online yang anda moderasi. Selain itu anda juga bisa menjadwalkan presentasi online berikutnya.

3. Menjadi Peserta Rapat (Join A Zoom Meeting)

Apakah anda adalah orang yang diundang rapat ?

Berikut adalah cara menggunakan aplikasi Zoom sebagai peserta rapat :

• Pada sebelah kanan atas pilih "Join A Meeting".
• Masukkan Zoom ID anda (dapat anda pilih via Gmail saja, atau akun facebook pilih salah satu).
• Cek link undangan yang dikirimkan host ke anda (via seluler atau email). Anda bisa langsung mengklik link tersebut, atau mengcopy paste alamat undangan dan paste-kan ke kolom isian yang muncul saat memasukkan Zoom ID. Saat ini demi keamanan akun dan data-data pribadi peserta host biasanya mengirimkan link undangan berikut passwordnya.
• Bila Zoom ID dan link undangan telah anda isikan dengan benar, selanjutnya copy password yang dikirimkan host sangat mengirimkan link undangan, lalu pastekan ke kolom yang muncul.

Bila benar, maka anda akan terhubung ke aplikasi dan bergabung dengan peserta lainnya. Di aplikasi Zoom anda juga bisa menginvite rekan lainnya dalam rapat meskipun anda bukan host.

Cara Menggunakan Fitur dan Fasilitas di Aplikasi Zoom Meeting

Ada sangat banyak fitur dan fasilitas yang disediakan pengembang di aplikasi Zoom untuk mendukung kelancaran berlangsungnya rapat.

• Start With Audio

Fitur ini adalah opsi utama yang muncul pertama kali aplikasi Zoom terbuka. Klik "Start Audio" sehingga suara anda dapat terdengar oleh seluruh peserta. Namun agar lebih tertib dan terfokus, aplikasi Zoom harus pakai headset. Atau sebaiknya anda menonaktifkan (mute) audio ketika seorang peserta atau narasumber berbicara. Ini karena bila audio Zoom pada mode on semua suara di sekitar anda akan terdengar oleh seluruh peserta rapat sehingga akan mengganggu jalannya rapat. Selain itu juga dapat menimbulkan distorsi.

• Start Video

Fitur ini juga merupakan yang utama ketika anda pertama kali tergabung dengan sesi rapat. Klik "Start a Video" pada bagian bawah agar anda dapat mengikuti rapat dengan fasilitas video sehingga wajah anda dapat terlihat oleh seluruh peserta dan host.

Nah, sekarang anda siap untuk mengikuti rapat yang digelar pimpinan atau klien anda dengan video dan suara aktif.

• Presentasi Menggunakan "Share Screen"

Anda ingin mempresentasikan laporan kemajuan pekerjaan, atau memaparkan proposal kepada klien ? Tentunya anda memerlukan data bukan ? Lalu bagaimana menyajikan data dan presentasi di aplikasi Zoom ini ? Coba ikuti cara pakai aplikasi zoom berikut ini.

Cara menggunakan aplikasi Zoom untuk presentasi menggunakan Share Screen yaitu :

Langkah pertama, siapkan data yang akan disajikan. Bila anda ingin menyajikan data alangkah baiknya anda online di Zoom via laptop/PC ata tablet, karena bila menggunakan ponsel pintar dikhawatirkan data anda tidak terbaca dengan baik.

Langkah kedua, klik tombol "Share Screen", dan pilih file yang akan disajikan (lihat tanda panah pada gambar).

Sekarang data anda sudah muncul di layar. Uniknya Zoom juga punya fitur sehingga anda bisa merekam dan berbagi video rapat.

• Merekam dan Berbagi Video Meeting Zoom

Saking banyaknya materi yang dibahas dalam rapat bisa saja membuat anda lupa bukan ? Jangan khawatir, anda bisa mendapatkan kembali topik utama pembahasan dalam rapat online. Anda juga dapat membagikannya secara live streaming di media sosial anda.

Cara pakai aplikasi Zoom untuk merekam dan berbagi video yaitu:

Langkah 1, Pastikan anda sudah tergabung dalam rapat. Perhatikan tombol Start/Stop Video pada bagian bawah.

Langkah 2, setting video rapat dengan "Start Video" (disini mode video sudah on).

Langkah 3, selanjutnya geser cursor anda ke sebelah kanan akan terlihat tombol Record. Klik tombol "Record" tersebut. Selesai, aplikasi Zoom sedang melakukan recording sepanjang berlangsungnya meeting daring yang anda ikuti,

Jangan lupa ketika rapat berakhir anda menyimpan rekaman tersebut.

Hasil rekaman video Zoom sifatnya editable dimana anda bisa mengedit, menambah atau mengurangi bagian-bagian tertentu, lalu menguploadnya di media sosial atau sebagai dokumentasi.

• Mengobrol dan Berbagi Pesan (Text, Gambar, Video, Audio)

Selama proses berlangsungnya rapat setiap pengguna juga dimanjakan dengan adanya fasilitas chat (obrolan). Anda bisa berkirim pesat teks, mengirim dan menerima pesan gambar, serta berbagi rekaman video dan audio baik 1vs1 maupun group.

• End Zoom Meeting

Topik pembahasan sudah habis ? Tidak ada lagi yang ingin didiskusikan ? Anda bisa mengakhiri rapat. Caranya cukup klik End Meeting.

Cara Penggunaan Aplikasi Zoom Di HP

Tidak sedikit pengguna yang menggunakan aplikasi-aplikasi melalui perangkat seluler seperti tab dan hp Android maupun iPhone. Bila anda adalah salah satu pengguna baru mungkin bertanya-tanya bagaimana cara menggunakan aplikasi Zoom di hp.

Cara menggunakan aplikasi Zoom Meeting di hp Android, iPhone, maupun tab tidak jauh beda dengan bagaimana cara menggunakan aplikasi Zoom di laptop.

Ikuti langkah-langkah bagaimana penggunaan aplikasi Zoom dari laptop mulai tahap mendaftarkan/masuk ke akun, host a meeting, dan join a meeting.

Cara menggunakan fitur-fitur aplikasi Zoom Cloud Meeting pakai hp juga sama persis dengan cara menggunakan aplikasi Zoom Cloud Meeting lewat laptop.

Kendala Penggunaan Aplikasi Zoom di Laptop dan HP Dan Cara Mengatasinya

Mungkin beberapa di antara anda sudah mencoba berinteraksi menggunakan Zoom Video Call dengan rekan sekerja, klien, ataupun keluarga. Bila anda menemukan beberapa kendala, lakukan trik berikut agar tidak mengganggu sesi rapat di Zoom.

• Suara di Aplikasi Zom Tidak Keluar

Banyak pengguna yang kebingungan karena di aplikasi Zoom tidak ada suara. Bila anda salah satu yang bertanya kenapa di aplikasi Zoom tidak ada suara, ada beberapa kemungkinan penyebabnya dan cara mengatasinya.

1. Menekan Tombol Mute di Aplikasi Zoom

Anda tidak sengaja menekan tombol mute di aplikasi Zoom. Menekan tombol mute berarti anda menunda atau mematikan suara. Cara mengatasi aplikasi Zoom supaya ada suaranya adalah dengan menekan kembali tombol mute tersebut sehingga menjadi unmute.

2. Settingan Standar Audio Tidak Pas

Masalah suara tidak keluar di aplikasi Zoom juga seringkali disebabkan oleh pengaturan audio yang tidak pas. Untuk mengatasinya, coba periksa kembali settingan audio pada perangkat anda.

3. Tombol Volume di PC Rusak

Bila tombol volume pada sistem audio tidak berfungsi maka suara tidak dapat keluar. Solusinya mau tidak mau menggunakan aplikasi zoom harus pakai headset.

4. Sound Card dan Drivernya Malfungsi

Audio pada perangkat dapat berfungsi bila sound card berikut drivernya berfungsi. Bila salah satu dari sound card dan driver mengalami malfungsi atau rusak sebaiknya segera mengganti sound card, dan menginstal drivernya ke jasa service komputer. Sebagai alternatif mau tidak mau harus menggunakan aplikasi Zoom di Android atau iPhone anda.

• Aplikasi Zoom Tidak Bisa Masuk

Tidak jarang pula pengguna aplikasi Zoom tidak bisa masuk sehingga tidak bisa mengikuti kuliah online, webinar, atau konferensi online. Bila anda adalah salah satu yang mengalami hal ini ada beberapa penyebabnya dan juga cara mengatasi sehingga anda bisa masuk ke aplikasi ini.

1. Tidak Bisa Masuk ke Zoom Karena Gangguan Internet

Salah satu penyebab anda tidak bisa masuk ke aplikasi Zoom adalah internet lambat, yang bisa jadi karena adanya gangguan di jaringan. Bila anda menggunakan kuota paket data seluler, cara mengatasi internet lemot yaitu beralih ke jaringan Wifi. Namun bila Wifi anda bermasalah, coba setting perangkat anda. Langkah-langkahnya bisa anda ketahui pada Cara Mempercepat Koneksi WiFi Tanpa Aplikasi.

2. Kuota Internet Habis

Banyak yang mengatakan aplikasi Zoom boros kuota. Sebenarnya pernyataan ini relatif. Bila anda melakukan video meeting di Android atau iOs jelas aplikasi Zoom hemat kuota. Namun bila anda menggunakan paket kuota di laptop sudah barang tentu aplikasi Zoom ngabisin kuota. Bila anda tidak ingin aplikasi Zoom makan kuota maka sebaiknya anda terhubung dengan koneksi Wifi saja.

3. Belum Memiliki Zoom ID

Prasyarat agar bisa masuk dan menggunakan aplikasi Zoom adalah sudah memiliki akun Zoom. Bila belum memiliki akun ID Zoom anda tidak dapat masuk memenuhi undangan meeting online. Solusinya adalah anda harus Sign Up terlebih dahulu. Aplikasi Zoom sign up-nya gratis, cukup dengan mendaftarkan akun Gmail, akun Facebook, atau akun SSO.

• Aplikasi Zoom Tidak Ada Gambar

Kendala lainnya yang sering dialami pengguna adalah tidak munculnya gambar atau video Zoom di laptop dan Android-nya. Berikut adalah beberapa penyebab aplikasi Zoom tidak terlihat video atau gambarnya di perangkat Windows, Mac, Android, dan iOs.

1. Video Meeting Zoom Dalam Mode Off

Ketika anda mengklik undangan rapat Zoom atau menjadi host video meeting pastikan mode video Zoom di laptop atau smartphone dalam kondisi on. Namun bila anda hanya ingin mendengar suara saja setting video menjadi mode off.

2. Pengaturan Standar Video Tidak Tepat

Selain itu, gambar dan video seringkali tidak muncul karena pengaturan video di perangkat tidak sesuai dengan kebutuhan aplikasi Zoom. Solusinya yaitu periksa kembali settingan video di laptop ataupun perangkat mobile anda agar kompatibel dengan standar yang diinginkan aplikasi Zoom.

3. Video Card dan Driver di PC Malfungsi Menyebabkan Video Zoom Tidak Muncul

Bila anda telah berupaya mengatur mode video off menjadi on namun aplikasi Zoom tetap tidak muncul gambar videonya bisa jadi karena malfungsi pada VGA dan drivernya. Solusinya adalah menginstal ulang perangkat ke jasa service dan sementara waktu mengikuti meeting online Zoom di Android.

• Aplikasi Zoom Hang Tidak Dapat Dioperasikan

Bisa dikatakan aplikasi Zoom tergolong ringan dengan kapasitas file kecil. Namun bila saat mengikuti meeting online Zoom mengalami hang bisa disebabkan berbagai hal, misalnya laptop kepanasan karena anda juga membuka banyak software lainnya bersamaan sementara spesifikasi laptop anda menengah ke bawah. Karena itu sebaiknya gunakan laptop yang bagus spesifikasinya.

Untuk pengaturan dan penggunaan tingkat lanjut bisa anda simak langsung pada halaman https://zoom.us/profile/setting.

Nah, itulah panduan singkat Cara Menggunakan Aplikasi Zoom Cloud Meeting di Laptop dan HP. Selamat meeting online.